Üç teklif almak kolaydır; üçünü karşılaştırılabilir kılmak zordur. Tekliflerin her biri işi farklı tarif ediyorsa en düşük rakam çoğu zaman en eksik tanımdır.
Önce aynı şartname
Teklif, tersanenin kendi tarifine göre değil sizin iş tanımınıza göre istenir. Her kalem ölçülebilir yazılır: "gövde boyası" değil, "karina: eski boyanın kumlanarak sökülmesi, epoksi astar iki kat, zehirli boya iki kat, üretici veri föyüne göre". Böylece tekliflerin aynı işi fiyatladığından emin olunur.
Teklifte aranacaklar
- Kalem kalem fiyat
- Toplu rakam değil; malzeme, işçilik ve tersane giderleri ayrı satırlarda.
- Malzeme markası
- Ürün adı ve sistemi yazılı olmalı; "muadil" ifadesi açık bırakılmamalı.
- Süre ve takvim
- Başlangıç, ara aşamalar ve teslim tarihi; gecikmede ne olacağı.
- Kapsam dışı
- Dâhil olmayanlar açıkça yazılmalı. Yazılmayan her kalem sonradan ek fatura olabilir.
- Garanti
- Hangi işe, ne kadar süreyle ve hangi koşulla.
- Ödeme planı
- İş aşamalarına bağlı mı, yoksa takvime mi?
Karşılaştırma
- Tabloya dökün. Satırlarda şartname kalemleri, sütunlarda teklifler.
- Boşlukları işaretleyin. Bir teklifte olmayan kalem ya sonra eklenecek ya da unutulmuştur; sorun.
- Aykırı rakamı sorgulayın. Diğerlerinden çok düşük ya da çok yüksek kalemde kapsam farkı vardır.
- Referans isteyin. Aynı tür işi yaptığı tekne ve sahip.
Kaç teklif, kimden?
Genellikle üç teklif yeterlidir. Daha azı karşılaştırma imkânı vermez; daha fazlası, her tersaneye aynı şartnameyi anlatmak ve cevapları incelemek için harcanan zamanı artırır. Teklif istenecek tersaneler, benzer boyda ve malzemede tekne üzerinde çalışmış olmalıdır. Bir referans tekneyi yerinde görmek ya da sahibiyle konuşmak, teklifin rakamından daha fazla şey söyleyebilir.
Teklif sürecini yönetmek
- Aynı paket. Her tersaneye aynı şartname, aynı fotoğraflar ve kondisyon raporundaki ilgili bölümler gönderilir.
- Tekne ziyareti. Tersanelerin tekneyi görmesi için bir gün belirlenir; sorular yazılı cevaplanır ve cevap tüm tersanelerle paylaşılır.
- Tek teslim tarihi. Tekliflerin aynı gün teslim edilmesi, karşılaştırmayı adil kılar.
- Netleştirme. Eksik ya da farklı anlaşılan kalemler, karar vermeden önce her tersaneye ayrı ayrı sorulur.
En düşük teklif neden sorgulanır?
Bir teklifin diğerlerinden belirgin düşük olması iyi bir haber olabilir, ama çoğu zaman kapsam farkını gösterir: bir kalem atlanmış, daha düşük nitelikte malzeme öngörülmüş ya da açınca çıkacak işler hiç düşünülmemiştir. Düşük teklifi veren tersaneye aynı kalemi nasıl yapacağı sorulur. Cevap şartnameyi karşılıyorsa, gerçekten iyi bir fiyattır.
Karar verirken
Karar, fiyatın yanında tersanenin referanslarını, takvimini, garanti koşullarını ve sorulara ne kadar net cevap verdiğini birlikte tartar. Teklif sürecinde soruları açık ve zamanında cevaplayan tersane, iş sırasında da çoğu zaman aynı biçimde iletişim kurar. Belirsiz, genel cevaplar ise ileride yaşanacak tartışmaların habercisidir.
Teklif seçildikten sonra
Seçilen teklif, sözleşmenin eki olur; teklifte yazmayan hiçbir kalem sözlü olarak "dâhil" sayılmaz. Tersaneye seçilmeyen tekliflerdeki iyi bir fikir aktarılmak istenirse, bu da yazılı bir değişiklik olarak eklenir. Seçilmeyen tersanelere kısa bir teşekkür ve sonuç bildirmek, bir sonraki işte onlarla yeniden çalışmanın yolunu açık tutar.
Teklifleri karşılaştırırken aynı kalemin farklı tersanelerde farklı adla yazılabileceği unutulmamalıdır. Tabloda satırlar şartnamenin numaralarına göre dizilir; böylece adı farklı ama işi aynı olan kalemler yan yana gelir.