Refitin takvimi, tersanenin takvimiyle değil, teknenin kullanım takvimiyle başlar. Sezon başında suda olması gereken bir tekne için refit, sezon bittiği gün değil, aylar önce planlanır.
Takvim geriye doğru kurulur
- Suya iniş tarihi. Sezon başı ya da ilk charter tarihi; takvimin sabit noktası.
- Deniz testi ve eksiklerin kapanması. Suya inişten önceki son haftalar.
- İşler. Her iş kaleminin süresi ve sırası; boya ve laminasyon gibi hava ve kür süresine bağlı işler.
- Parça tedariki. Yurt dışından gelen parçanın süresi; sipariş işin başlangıcından önce verilir.
- Karaya alma. Tersane ve vinç sırası; sezon sonunda yoğundur.
- Kondisyon sörveyi ve teklifler. Takvimin başı.
Sezonla uyum
- Sonbahar
- Kondisyon sörveyi, şartname ve teklifler; tekne karaya alınır.
- Kış
- Sökme, açma ve ana işler; kapalı alanda boya ve laminasyon.
- İlkbahar
- Montaj, devreye alma, deniz testi ve eksiklerin kapanması.
Takvimi kaydıran nedenler
- Açıldığında ortaya çıkan gizli hasar.
- Geç verilen parça siparişi.
- Yazılı onayı bekleyen ek işler.
- Soğuk ve nemli havada kür ve boya.
Takvimi geriye doğru kurmak
İyi bir refit takvimi, teknenin suya ineceği tarihten geriye doğru kurulur. Sezon başında denizde olmak isteyen bir sahip için bu tarih sabittir; ondan önce deniz testi ve kabul, ondan önce işlerin kendisi, ondan önce tekliflerin toplanması ve şartnamenin yazılması, en başta da kondisyon sörveyi gelir. Bu sıra tersine çevrilmez: teklif, şartname olmadan; şartname de sörvey olmadan sağlıklı yazılamaz.
Yoğun dönemler
Tersaneler ve marinalar sonbaharda karaya almalar, ilkbaharda ise suya indirmeler nedeniyle en yoğun dönemlerini yaşar. Kış ortasında ise ustalar ve travel lift randevuları daha kolay bulunur. Büyük işler için tersaneyle anlaşmanın yaz sonunda yapılması, hem yer hem ekip açısından avantaj sağlar. Yedek parça ve ekipman siparişleri de bu dönemde verilirse, teslim süreleri takvimi aksatmaz.
Tedarik süreleri
Motor, jeneratör, arma ve bazı elektronik ekipmanın tedarik süresi haftalar hatta aylar sürebilir. Takvimde bu kalemler için sipariş tarihi ayrıca yazılır ve siparişin verildiği teyit edilir. Parçası gelmemiş bir iş, onu takip eden bütün işleri de bekletir.
Yedek süre
Açınca çıkan işler ve hava koşulları nedeniyle refitler çoğu zaman planlanandan uzun sürer. Takvimin sonuna, suya iniş tarihinden önce birkaç haftalık bir yedek süre konması, sezonun kaçırılmasını önler. Yedek süre kullanılmazsa, tekne erken suya iner; kullanılırsa, sezon yine kurtulur.
Haftalık takip
Takvim, iş boyunca haftalık olarak gözden geçirilir: tamamlanan işler, geciken işler ve bunların suya iniş tarihine etkisi. Gecikme erken fark edilirse, işlerin sırası değiştirilerek ya da ek ekip istenerek telafi edilebilir.
Sahibin kararları
Gecikmelerin önemli bir kısmı henüz verilmemiş kararlardan kaynaklanır: bir renk, bir yerleşim, bir ekipman seçimi. Sahibin vermesi gereken kararları, her biri için bir tarihle listelemek takvimi yürütür. Bu liste tersaneyle paylaşılır ve haftalık gözden geçirmede ilk bakılan belgedir.
Takvim, sahip ve tersane arasında ortak bir belgedir; ikisinin de elinde aynı güncel sürümün bulunması, yanlış anlaşılmaları önler ve kararları hızlandırır.
Güncel takvim, her hafta tarih ve sürüm numarasıyla paylaşılır.
Böylece herkes aynı plandan çalışır ve kararlar gecikmez.